Contabe

Contabilidad para tu tienda online (PrestaShop)

QUE TE APORTA ESTE MÓDULO

La contabilidad es una de las actividades más importantes en el ámbito empresarial, dada su naturaleza para informar sobre el aumento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en entornos competitivos. Permite cuantificar, medir y analizar la realidad económica del negocio.

La finalidad de este módulo es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un periodo de tiempo determinado, que resulta de utilidad para sus usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión acontecida, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.

Contabe es la solución ideal para pequeñas empresas o autónomos que no quieren gastarse mucho dinero en la gestión del negocio y que se puede instalar fácilmente en tu tienda para conseguir todos los siguientes beneficios:

• Interfaz amigable totalmente integrada dentro de tu tienda, esto permite que su uso y navegación sea muy fácil e intuitivo.
• Permite crear contabilidad sin límite.
• Puedes ver una gráfica de los ingresos, gastos y beneficios del negocio.
• Puedes ver un listado de los productos más vendidos en un periodo determinado.
• Puedes ver un listado de los mejores clientes en un periodo determinado.
• Es multi-proyecto. Puedes crear tantos proyectos o empresas como quieras para llevar la contabilidad de forma independiente para cada uno de ellos.
• Puedes crear infinidad de cuentas de depósito del dinero, tales como cuentas bancarias, planes de pensiones e inclusive tu propia cartera.
• Puedes consultar el estado actual de las cuentas y ver el saldo o suma total de todas las cuentas.
• Puedes crear transferencias entre cuentas. Movimiento de dinero entre cuentas.
• Los clientes que han aportado ingresos son agregados a la contabilidad en el momento de la sincronización, validación del pedido o el cambio de estado del pedido.
• Puedes ver un listado de los clientes que han aportado ingresos. Al acceder a cada cliente puedes ver todas las compras que ha realizado en un periodo determinado. Informe por cliente.
• Puedes crear infinidad de proveedores con los que puedes crear transacciones de gastos.
• Puedes ver un listado de los proveedores pudiendo acceder a ver las transacciones de gastos que se ha realizado en un periodo determinado. Informe por proveedor.
• Puedes ver un listado de los gastos de la explotación del negocio.
• Puedes añadir los gastos de la explotación del negocio asociados a un proveedor y a una cuenta de depósito.
• Puedes ver un listado de los ingresos de la explotación del negocio.
• Puedes añadir los ingresos de la explotación del negocio asociados a un cliente.
• Puedes crear infinidad de etiquetas para categorizar los gastos e ingresos del negocio.
• Puedes sincronizar los pedidos ya procesados en la contabilidad.
• Puedes ver un resumen del resultado del ejercicio (gatos, ingresos, beneficio bruto y neto) en un periodo determinado.
• Puedes ver los impuestos aproximados que deberás pagar a Hacienda en cada trimestre.

FUNCIONALIDADES

En la configuración del módulo es posible:

• Indicar si quieres crear una partida de ingresos en Contabe cuando un cliente realiza un pedido o cuando cambia el estado del pedido a un estado concreto.
• Indicar si quieres crear una partida de ingresos en Contabe cuando se cambia el estado de un pedido. Es posible crear una partida de ingresos en Contabe cuando cambia el estado del pedido.
• Indicar los estados de pedido que crean una partida de ingresos en Contabe.
• Puedes establecer las extensiones de archivo permitidas para los documentos adjuntos. Facturas de gastos o ingresos.
• Puedes seleccionar la etiqueta por defecto para los ingresos del negocio.
• Puedes empezar sincronizando los pedidos pagados y aceptados  que ya hay en la tienda para que aparezcan en Contabe.

El administrador puede ver toda la información que aporta este módulo en una nueva pestaña que se añade al menú de la administración. Dentro de Vender aparece el nuevo elemento Contabe.

¿Qué hay dentro de este apartado?

Dashboard

El Dashboard de Contabe es muy útil para ver un resumen de los ingresos, gastos y beneficios de cada proyecto.

En este apartado puedes ver en formato gráfico todos los ingresos, gastos y beneficios de un proyecto para un periodo determinado. Tienes la posibilidad de filtrar por proyecto o empresa y por periodo.

El estado de las cuentas aparece en el Dashboard. En este caso, un listado de las cuentas creadas se muestra conjuntamente con su importe actual.

En formato tabla puedes ver las mejores ventas del periodo. La referencia del producto, el nombre del producto, la cantidad total vendida, el porcentaje de ventas y el total de ventas están presentes en esta tabla. También puedes ver una grafica circular con el porcentaje de ventas de cada producto.

En formato tabla también puedes ver los mejores clientes en un periodo. El código de cliente, el nombre del cliente, la cantidad total comprada, el porcentaje de ventas y la venta total aparecen por cada cliente. También puedes ver una gráfica circular con el porcentaje de ventas de los mejores clientes.

Proyectos

El módulo Contabe es multi-proyecto o multi-empresa. Puedes crear tantos proyectos como desees para ver los resultados de cada uno de ellos. Cada proyecto se puede utilizar para representar una empresa o una entidad.

En el apartado de proyectos puedes ver un listado de los proyectos que hay en tu tienda. Por defecto, se crea un proyecto con el nombre de la tienda pero, en cualquier momento se puede modificar o agregar nuevos proyectos.

Para modificar o agregar un nuevo proyecto es posible indicar:

• Nombre
• Porcentaje de impuestos que debe pagar a Hacienda. En el caso de ser autónomo puedes indicar el porcentaje de I.R.P.F aproximado y en el caso de ser empresa lo ideal es indicar el 25% de impuesto de sociedades.
• Descripción
• Estado (habilitado o deshabilitado).

En la página de ver proyecto, puedes ver toda la información del proyecto con botón para editar y posibilidad para filtrar por fecha para ver la información en un periodo determinado.

¿Qué información aparece en esta página?

• Ingresos en un periodo determinado.
• Gastos en un periodo determinado.
• Beneficios en un periodo determinado.
• Resumen de impuestos del año separado en trimestres.
• Resultado estimado para el pago de impuestos en cada trimestre.
• Listado de ingresos por trimestre.
• Listado de gastos por trimestre.
• Resultado o beneficio de cada trimestre.

Cuentas

En el apartado de cuentas puedes crear cuentas de depósito del dinero sin límites, tales como cuentas bancarias, planes de pensiones e inclusive tu propia cartera. Todo esto con el fin de representar las cuentas reales y de un vistazo poder ver el dinero que hay disponible en cada cuenta.

En el apartado de cuentas puedes ver un listado de las cuentas que hay en tu tienda. En la instalación se crea una cuenta por defecto pero se puede modificar o agregar nuevas cuentas.

Para modificar o agregar una nueva cuenta es posible indicar:

• Nombre.
• Método de pago. Puedes elegir los métodos de pago que están asociadas con la cuenta. Esto es útil para registrar los pedidos que realizan los clientes automáticamente como ingresos en Contabe. En este caso, por ejemplo, si el cliente paga con Transferencia bancaria y este método de pago está asociado a una cuenta que llamamos “Mi Banco”, el importe del pedido se sumará automáticamente a “Mi Banco”.
• Importe.
• Estado (Habilitado o deshabilitado).

En la página de ver cuenta, puedes ver toda la información de la cuenta con botón para editar y posibilidad para filtrar por fecha para ver la información en un periodo determinado.

¿Qué información aparece en esta página?

• Transferencias enviadas en un periodo determinado.
• Transferencias recibidas en un periodo determinado.
• Ingresos en un periodo determinado.
• Gastos en un periodo determinado.

Transferencias

En el apartado de transferencias puedes ver un listado de todas las transferencias realizadas entre las cuentas. Este apartado es útil para mover dinero entre las distintas cuentas en el caso de que se haya producido en la realidad. Para añadir una nueva transferencia entre cuentas, tan solo es necesario seleccionar la cuenta de origen, la cuenta de destino, el importe y la fecha de emisión.

Las transferencias no están asociadas a tu banco ni cuenta de PayPal. Por cada transacción que hagas en la realidad, deberás añadirlo después a Contabe para que quede reflejado en la contabilidad.

Clientes

Los clientes que aparecen en Contabe son solo aquellos que han realizado compras o han generado ingresos.

En este apartado puedes ver un listado de los clientes de cada proyecto. Rápidamente puedes ver o ordenar la lista para ver los importes que ha aportado cada cliente.

En la página de ver cliente, puedes ver toda la información del cliente con botón para editar y posibilidad para filtrar por fecha para ver la información en un periodo determinado.

¿Qué información aparece en esta página?

• Ingresos mensuales que ha generado el cliente en un periodo determinado.
• Listado de ventas al cliente donde puedes ver cada compra que ha realizado con el importe y la suma total.

Proveedores

En el apartado de proveedores puedes ver un listado de los proveedores que interactúan con cada proyecto. Rápidamente puedes ver o ordenar la lista para ver los importes que has pagado a cada proveedor.

En la página de ver proveedor, puedes ver toda la información del proveedor con botón para editar y posibilidad para filtrar por fecha para ver la información en un periodo determinado.

¿Qué información aparece en esta página?

• Gastos mensuales que ha generado el proveedor en un periodo determinado.
• Listado de compras al proveedor donde puedes ver cada compra que ha realizado con el importe y la suma total.

Los proveedores no se crean automáticamente. Cuando vayas a crear un nuevo gasto, este debe ir asociado a un proveedor. Los proveedores deben ser creados manualmente en este apartado antes de añadir un gasto.

Ingresos

En el apartado de ingresos puedes ver un listado de todos los ingresos de la explotación de de cada proyecto asociados a los clientes.

Cuando se realiza un pedido o se cambia el estado de un pedido a un estado marcado en la configuración del módulo, los datos de ese pedido son registrados como ingresos en este aparatado.

También puede añadir nuevos ingresos producidos fuera de la tienda virtual para que queden reflejados en la contabilidad.

Las devoluciones y los descuentos que genera la tienda también se crean y aparecen en este apartado con importe negativo.

Gastos

En el apartado de gastos puedes ver un listado de todos los gastos de cada proyecto asociados a un proveedor. Por cada gasto que genera tu negocio, debes crearlo en la aplicación para que quede reflejado en la contabilidad.

Etiquetas

En el apartado de etiquetas puedes ver un listado de todos los etiquetas de cada proyecto. Pueden ser etiquetas de tipo gasto o ingreso. Puedes crear tantas etiquetas como quieras para tus gastos e ingresos. Este apartado es ideal para ver los gastos o ingresos por etiqueta.

En la página de ver etiqueta, puedes ver toda la información de la etiqueta con botón para editar y posibilidad para filtrar por fecha para ver la información en un periodo determinado.

¿Qué información aparece en esta página?

• Gastos o ingresos mensuales asociados a la etiqueta en un periodo determinado.
• Transacciones realizadas donde puedes ver cada ingreso o gasto que se ha realizado con el importe y la suma total.

Las etiquetas no se crean automáticamente. Por ejemplo, cuando vayas a crear un nuevo gasto, este puede ir asociado a una etiqueta. Las etiquetas deben ser creadas manualmente en este apartado antes de añadir un gasto o ingreso.

Impuestos

En el apartado de impuestos puedes ver una lista de las tasas de impuestos que usa la aplicación.

Recomendación

A pesar de que este módulo crea automáticamente las partidas de ingresos con los pedidos que realizan los clientes, todos los ingresos, gastos y transferencias que se generan fuera de la aplicación deben ser agregados manualmente para reflejar una contabilidad completa y transparente.